Online Toplantı mı Geleneksel Toplantı mı?

Online Toplantı Avantajları

İnternet kullanımı artmasıyla ve son yıllarda meydana gelen pandemi nedeniyle çalışma hayatından birçok değişiklikler meydana gelmiştir. En önemli değişim ise evden çalışma modeliyle gelmiştir. Evden çalışma modelinde, evden çalışma ve online olarak toplantılar düzenleme ve online toplantılara katılma durumları artmıştır. Online toplantıların avantajları aşağıdaki gibi sıralanabilir; 

·      Toplantıya katılanlar için kolay erişim; toplantıya katılmak, bazı durumlarda maliyetli ve zaman alabilir. Aynı zamanda, her toplantıya katılacak kişiyi aynı anda, bir toplantı salonunda bir araya getirmek oldukça zor. Ancak, online toplantılar sayesinde, isteyen istediği yerden, internet bağlantısıyla toplantıya katılabilir.

·      Etkili Etkileşim Avantajı; bir toplantı salonuna belirli insan sayısıyla katılmak mümkünken, online toplantılara, salona katılacak insanlardan daha çok insanın katılması mümkün olabilir. 

·      Güçlü iletişim; Online toplantı yapabilmek için kullanılan uygulamalar sayesinde, iki veya daha fazla kişi veya grup arasında katılım ve iletişim için güçlü ve etkili bir platform sunar. Online toplantılar, profesyoneller tarafından oluşturulan sunumun tamamını tüm dünyadaki katılımcılara sunma desteği verir.  

·        

Online Toplantı Dezavantajları

Online toplantılar sayesinde birçok farklı insan grubunu, dünyanın farklı yerlerinden olan katılımcıları bir araya getirir. Ancak, online toplantıların dezavantajları da bulunmaktadır. Bu dezavantajlar aşağıdaki gibi sıralanabilir;

·       İnternet bağlantısı olmayan kişiler online toplantılara katılamayabilir.

·       İnternet bağlantı kalitesi iyi değilse, iletişimde kopukluklar, sunumda bölünmeler meydana gelebilir.

·       Toplantıya katılanların, toplantı sunumunu dikkate alıp alınmadığının belirsizliği online toplantıların dezavantajları arasındadır. 

·       Yüz yüze toplantılarda olduğu gibi online toplantılarda anlık iletişim sağlanmayabilir. 

·       Online toplantılarda zaman yönetimi oldukça zordur. 

·       Online toplantı yapabilmek ya da online toplantıya katılabilmek bilgisayar becerisi gerektirir. 

Business 93 Toplantı Odası Hizmeti 

Business 93 çalışanlara ya da toplantı salonuna ihtiyacı olan kişilere toplantı odası hizmeti sunmaktadır. Business 93’ün sunduğu toplantı odası hizmetinde, en az iki kişi ve en fazla 30 kişiye kadar, tüm toplantı ihtiyaçlarını karşılayan toplantı odaları sunar. Bu toplantı odaları, altyapı bakımından oldukça güçlüdür. Toplantı odaları haftalık, günlük ya da aylık olarak kiralanabilir. Bu odaları toplantının amacına göre düzenlenebilir. Business 93 toplantı odalarının avantajları aşağıdaki gibi sıralanabilir;

–       Business 93 toplantı odaları İstanbul/Şişli’de merkezi konumdadır.

–       Printer noktası bulunur. 

–       Sunum ve yazı tahtası bulunur.

–       Projeksiyon bulunur.

–       Saatlik, günlük, haftalık ve aylık kiralama seçenekleri vardır.

–       Yüksek hızlı internet hizmeti vardır. 

–       Kullanım amacına göre oturma alanları planlanabilir.

–       Sınırsız içecek hizmeti bulunur. 

Toplantı Odasının Avantajları 

Toplantı odalarının birçok avantajı bulunmaktadır. Bu avantajlar aşağıdaki gibi sıralanabilir;

·       Toplantı için gerekli bütün ekipmanlar düzenli olarak test edilir ve kullanıcıların hizmetine sunulur.

·       Günlük, haftalık ve aylık olarak kiralanabilir olması nedeniyle maliyeti oldukça azdır.

·       Teknik donanım oldukça üst düzeydedir.

·       Toplantı molaları için gerekli hazırlıklar yapılır. 

·       Kolay ulaşım baz alınarak toplantı odaları konumlandırılır.

·       İnternet, yazıcı gibi hizmetler kullanıcılara ücretsiz olarak sunulur.

·       Verimli bir toplantı geçirilmesi için bütün sistemler kontrol edilir ve bu sistemler hizmete sunulur.

Geleneksel Toplantı için Toplantı Odasında Olması Gereken Özellikler

• Isıtma, soğutma ve havalandırma Özellikleri; Ortamın oksijen seviyesi ve ısı durumu katılımcı sayısıyla alakalı olarak farklılık gösterebilir. Bu nedenle toplantı odalarının büyüklüğüne göre bir ya da birden fazla sıcaklık ve hava kalite sensörü kullanılabilir.
• Aydınlatma Sistemi;  Temelde iki amaç için kullanılmaktadır. Ortamda yeterli ve homojen aydınlatma sağlamak. Konuşma, sunum, mola vb. durumlarda farklı aydınlatmaları çalıştırmak. Bu amaçla en az iki noktadan olmak üzere ışık seviye sensörleri kullanılması ve aydınlatmalarda DIM kontrolü uygulanması gerekecektir. 
• Toplantı ekipmanları hizmeti; Sunum perdesi, projeksiyon, monitör, seslendirme ve video konferans gibi sistemler için de otomasyon uygulamaları içinde olmalıdır.  Ekipman yönetimi için bir ya da birden fazla sabit ya da taşınabilir kontrol cihazı bulunmalıdır. Katılımcıların toplantı ekipmanlarını kullanabilmesi için yeterli sayıda DVI, HDMI, USB, Ethernet, WiFi ve benzeri bağlantı portlarının kolay erişilebilir şekilde konumlandırılması gerekir.
• Toplantı yönetim hizmeti; Birden fazla departmanın ortak kullanımına açık toplantı odaları için oda kullanım durumlarının yönetilmesine ihtiyaç vardır.